Hur får man anbud

Ansvarsfördelningen i upphandlingar

Generellt gäller att upphandlaren står för den upphandlingsrättsliga kunskapen och leder den administrativa upphandlingsprocessen medan beställaren står för sakkunskapen och leder själva projektet i sak. Beställaren äger budget och beslutsmandatet för inköpet.

• Upphandlaren tar fram mall för upphandlingsdokumenten.
• Beställaren tar fram underliggande sakuppgifter och tillhörande handlingar (produktbeskrivningar t.ex.).
• Upphandlaren sammanställer upphandlingsdokumenten.

Upphandlingsdokuments delar och struktur

1. Anbudsinbjudan: Presentation av KI, beskrivning av behovet, tidsplan m.m.
2. Administrativa föreskrifter: Formkrav för hur anbud lämnas in, t.ex. digitalt, via upphandlingsverktyget, tidsfrister m.m.
3. Prövning och utvärdering: Beskriver hur prövning och utvärdering av anbud kommer att gå till, t.ex. "ekonomiskt mest fördelaktiga anbud i förhållande till pris".
4. Krav på anbudsgivare: Obligatoriska

   •

    

   Offentlig upphandling - en process i många steg

   En upphandlingsprocess består av många olika steg, från planering till tilldelning av kontrakt. En upphandlande myndighet eller enhet som har behov av att hitta en samarbetspartner inleder processen med en behovsanalys. Sedan planeras upphandlingen, kontraktets värde räknas fram och ett förfrågningsunderlag förbereds. Förfrågningsunderlaget är de handlingar och dokument som anbudslämnarna får som underlag för att kunna lämna ett anbud. Förfrågningsunderlaget består av krav på leverantören, tekniska specifikationer, utvärderingsgrunder och eventuella andra villkor. Det är viktigt att förfrågningsunderlaget är tydligt och komplett så att det inte finns risk för missförstånd. Det är upphandlaren som styr vad som skall ingå i anbudet. En offentlig upphandling ska i princip alltid annonseras ut. Den upphandlande myndigheten ska i samband med detta ange hur, var och när anbudet ska lämnas in.

   Anbud omfattas av absolut sekretess.

   •

   Upphandling steg för steg

   När affären är avgjord

   När anbuden har utvärderats fattar vi beslut om vem eller vilka som har fått affären, ett så kallat tilldelningsbeslut. Tilldelningsbeslutet meddelas genom stadens annonsportal i Kommers och via e-post till alla som har lämnat anbud.

   Efter beslutet inträder oftast en avtalsspärr under tio dagar. Det betyder att det är en period när avtal inte får tecknas. Avtalsspärren är till för att ge möjlighet för leverantörer som inte fick affären att ansöka om överprövning. Offentliga affärer ska vara öppna för att granskas.

   Grundläggande principer för offentlig upphandling

   Efter att avtalsspärren löpt ut tecknar vi avtal eller kontrakt med vinnande leverantör. Resultatet av upphandlingen efterannonseras sedan i stadens annonsportal i Kommers.

   I Upphandlingsmyndighetens anbu